Katso video: Word- ja PDF-tiedostojen saavutettavuus käytännössä (45min)

YouTube-video

 

Katso myös:

Eoppivan Saavutettavat asiakirjat verkossa - koulutus 

Tiedostot

Pdf-tiedostot, Word-dokumentit, PowerPoint-tiedostot ym. toimisto-ohjelmistojen tiedostot, jotka on julkaistu 23.8.2018 tai sen jälkeen on tehtävä saavutettaviksi 

  • viimeistään 23.9.2019, jos verkkosivusto on julkaistu 23.9.2018 jälkeen 
  • viimeistään 23.9.2020, jos verkkosivusto on julkaistu ennen 23.9.2018  

Kun pdf-tiedosto tuotetaan saavutettavaksi, varmistetaan, että näkövammaiset ja heikkonäköiset henkilöt sekä henkilöt, jotka eivät voi käyttää hiirtä, pystyvät lukemaan tiedoston sisällön. 

Vanhoja, ennen 23.9.2018 julkaistuja tiedostoja ei tarvitse tehdä takautuvasti saavutettavuusvaatimusten mukaisiksi paitsi, jos niitä tarvitaan keskeneräisen asian hoitamiseen tai jos ne ovat asioinnin hoitamiseksi oleellisia.  

 

Huom! Kirkkoon liittymiseen, esteiden tutkintaan, virkatodistuksen tilaamiseen yms. tiedostojen tulee olla saavutettavia - vaikka ne olisi julkaistu ennen 23.8.2019.  

Näin teet Word-dokumentista saavutettavan

  • Käytä tyylejä
  • Tee dokumentille selkeä rakenne ja kirjoita ymmärrettävästi
  • Merkitset dokumentin rakenteet
  • Kirjoita kuville vaihtoehtoinen teksti, huom! myös kaavioille
  • Huolehti selkeästä ulkonäöstä
  • Merkitse dokumentin kieli
  • Viimeistele dokumentin ominaisuudet
  • Tarkista lopuksi dokumenttisi
  • Anna myös tiedostolle hyvä nimi

Katso Saavutettavasti.fi:n yksityiskohtaisempi ohje Miten teet saavutettavan Word-tiedoston.

Näin teet PowerPoint-dokumentista saavutettavan

PowerPoint-dokumentit tehdään usein suullisen esityksen tueksi. Tällöin sen lataamista verkkoon tulisi harkita huolella, jos verkkoon ei ole mahdollista laittaa myös itse suullista esitystä, esim. videona.

Jos PowerPoint-dokumentti on rakennettu itsenäiseksi esitykseksi, pätee sen saavutettavuuden varmistamiseen pitkälti samat periaatteet kuin Word-dokumentin saavutettavuuteen (ks. yllä).

PowerPoint-dokumenteissä käytetään usein värillistä tekstiä. Varmista, että tekstin kontrasti on riittävä, esim. Contrast Checker -palvelussa.

Katso myös Saavutettavasti.fi:n ohje Miten teet saavutettavan Powerpoint-tiedoston.

Näin teet Excel-dokumentista saavutettavan

Excel-taulukon saavutettavuuden varmistamiseen pätee pitkälti samat periaatteet kuin Word-dokumentin saavutettavuuteen (ks. yllä). Taulukkodokumentin luonteesta johtuen sen luomisessa pitää kuitenkin kiinnittää huomiota sarakeotsikoihin, tyhjien solujen, rivien ja sarakkeiden välttämiseen ja taulukkovalitsimien (välilehdet) nimeämiseen.

Laajojen taulukoiden sisällön hahmottaminen voi olla vaikeaa hyvinkin tehdyn taulukon kohdalla. Kannattaa silloin harkita taulukon sisällön pääkohtien avaamista myös sanallisesti.

Näin teet PDF-dokumentista saavutettavan

PDF-dokumentti on usein tuotettu esim. Word-dokumentista. Jos Word-dokumentti on tehty saavutettavasti, on siitä helppo luoda saavutettava PDF-dokumentti.

Näin teet Word-dokumentista saavutettavan PDF-dokumentin

  • Tee ensin Word-dokumentista saavutettava
  • Tarkista Word-dokumentti (Tiedosto > Tarkista asiakirja > Tarkista helppokäyttöisyys)
  • Muunna Word-tiedosto PDF-muotoon Tiedosto > Vie -toiminnolla, älä käytä toimintoa Tulosta pdf!
  • Ennen kuin painat Julkaise, valitse Asetukset… 

  • ja valitse ao. kuvan mukaiset asetukset

 

Jos PDF-dokumentti tuotetaan erityisesti sitä varten tarkoitetulla ohjelmalla (esim. Adobe Acrobat Pro), ohjelmasta todennäköisesti löytyy avustustoiminta saavutettavuuden varmistamiseen (ks. esim. Adoben ohje esteettömien dokumenttien luomiseen Acrobat-ohjelmalla).

Saavutettavan PDF-dokumentin ominaisuuksia

  • Sen otsikot, kappaleet, listat, taulukot ym. on merkattu tunnisteilla
    • Tämä tapahtuu käyttämällä tyylejä dokumentin tuottamiseen käytettävässä ohjelmassa
  • Dokumentissa on kirjanmerkit
    • Syntyvät yleensä automaattisesti käytettäessä tyylejä oikein
  • Sisällön lukujärjestys on määritelty
    • Syntyy yleensä automaattisesti käytettäessä tyylejä oikein ja välttämällä taulukoiden käyttöä tekstin rakenteen luomisessa
  • Kuvilla on tekstivastineet
    • Kuville on kirjoitettu tekstivastineet dokumentin tuottamiseen käytettävässä ohjelmassa
  • Dokumentin pääkieli on määritetty
    • Tulee yleensä automaattisesti, jos kieli on valittu dokumentin tuottamiseen käytettävässä ohjelmassa
  • Dokumentin ominaisuuksissa on määritelty dokumentin otsikko
    • Voidaan kirjoittaa dokumentin tuottamiseen käytettävässä ohjelmassa
  • Dokumentissa on käytetty helposti luettavaa fonttia
    • Valitse leipätekstin fontiksi sans serif –fontti, esim. Arial, Verdana tai Trebuchet, ja pistekooksi vähintään 11 pt.
  • Tekstin ja taustan välillä on riittävä sävykontrasti
  • Dokumentin lomakekentät on merkattu tunnisteiden avulla, kentissä on vihjeteksti ja kentistä toiseen pystyy siirtymään ilman hiirtä
    • PDF-dokumentin luomiseen tarkoitettu ohjelma yleensä opastaa näiden kanssa

Katso myös Saavutettavasti.fi:n ohje Miten teet saavutettavan PDF-tiedoston (saavutettavasti.fi).

PDF-dokumentin saavutettavuuden tarkistaminen

PDF-tiedoston saavutettavuus on helppo tarkista verkossa toimivan englanninkielisen tarkistustyökalun PAVE:n (PDF Accessibility Validation Engine) avulla. Työkalu opastaa selkeästi dokumentin tarkistusprosessissa ja auttaa myöskin täydentämään dokumentin tietoja. Korjattu dokumentti on mahdollista ladata PDF-tiedostona omalle koneelle.

Aiheesta lisää