Projektin käynnistäminen

Kun seurakunnassa on päätetty uudistaa verkkosivut ja siirtyä käyttämään Lukkaria, kannattaa huolehtia vielä seuraavista asioista.

Projektin yhteyshenkilöiden valitseminen

Valitaan seurakunnasta 1-2 henkilöä, jotka toimivat yhteyshenkilöinä seurakunnan ja Lukkarin verkkotuen välillä.

Projektin suunnittelu ja tiedotus koko työyhteisölle

Yhteyshenkilöt tutustuvat Lukkariin. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on viedä projektia eteenpäin ja osallistaa muut seurakunnan työntekijät tarpeen mukaan projektiin. Projektista kannattaa suunnitella ainakin aikataulu ja työnjako. Käynnistyneestä projektista kannattaa tiedottaa koko työyhteisölle ajoissa. Sisäisen viestinnän kanavat kannattaa myös suunnitella.

Päätöksenteosta sopiminen

Projekti sujuu ketterämmin jos yhteyshenkilöillä on selvillä, mistä he voivat päättää itse ja mitkä asiat viedään erilaisiin kokouksiin tai kirkkoherralle päätettäväksi. Tähän kannattaa tehdä selkeä ehdotus siitä, miten varmistetaan, että päätöksenteko etenee sujuvasti ja sovitulla tavalla.

Suositeltavaa on että hanketta vetävällä ja asiaan eniten perehtyneellä yhteyshenkilöllä on päätösvalta rakenteen ja asettelun suhteen. Eri osioiden valmistuttua sivuista voi tehdä kommenttipyynnön seurakunnan päättäjille tai henkilökunnalle.

Ydinryhmän kokoaminen ja työajasta sopiminen

Yhteyshenkilöiden lisäksi tarvitaan ydinryhmä (3-10 henkilöä), joka käyttää työaikaa sisältöjen tekemiseen eniten. Ydinryhmän kesken sovitaan työnjaosta ja yhteisen työskentelyn tavasta, esimerkiksi tiedonjaosta seurakunnassa ja viikoittaisista tapaamisista.

Verkkosisältöjen tekeminen vaatii paljon työaikaa, joten työajasta kannattaa sopia esimiehen kanssa. Yksi tapa raivata aikaa verkkotyölle on sopia esimiehen kanssa päivistä tai viikoista, jolloin sisältöjä voi tehdä 100% työajasta. Yksi kokonainen päivä viikossa on tehokkaampi kuin tunti päivässä, koska työ vaatii keskittymistä ja monen asian huomioimista.

Materiaalia projektin valmisteluun

Aikataulun suunnittelu (excel)

Joitain visioitavia ja päätettiviä asioita (ppt)